Bilişim ve hukuk alanlarını birleştirerek çözümler sunan fintek girişimi T-HOS, sektörde 10. yılını geri bıraktı. T-HOS Hukuk Kurumsal Projeler Direktörü Mehmet Mert ile bir araya gelerek güncel çalışmaları ve çözümleri hakkında bilgi aldık.  

Bilişim ve hukuk alanlarını birleştirerek çözümler sunan özel bir fintek girişimisiniz. Sektörde 10.yılınızı kutluyorsunuz, öncelikle tebrik ediyoruz. Bu 10 yılda şirketiniz hangi aşamalardan geçti? Bizi şirketinizle ve çalışmalarınızla yakınlaştırabilir misiniz?

T-HOS Hukuk Kurumsal Projeler Direktörü Mehmet MertOn yılı geride bırakan T-HOS, daha öncesinde tailor-made projeler geliştiren ve danışmanlık hizmeti veren bir yazılım şirketinden doğmuş bir üründür. İsmini ise geliştirdiğimiz “Hukuk Otomasyon Sistemi” T-HOS’tan alır.

Şirketimizin kuruluşu çözüme yönelik yaklaşımımızın ilk adımını oluşturuyor.

On yıl önce hukuk bürolarından gelen yoğun talep neticesinde odağımızı bu sektöre yoğunlaştırdık. Çalışmalarımıza ilk olarak sektörel yazılımları incelemekle başladık. Bu vesile ile alanda çok kısır programcıklar yapıldığını gördük. Programcık dememizin sebebi ise hukuk bürolarının sadece belli fonksiyonlara (uyap xml dosyası üretmek gibi) odaklanmış ufak programlar kullanıyor olmasıyla ilgiliydi. Süreç içerisinde hukuk büroları birer KOBİ’ye dönüşmüştü ve esasen KOBi’lerin kullanması gereken tüm yazılımsal becerilere ihtiyaç duyuyorlardı. Tüm bu tespitlerimiz neticesinde altı aylık analiz ve bir yıl süreli kodlama süreci sonrası ilk ürünümüzü geliştirerek kullanıcılara sunduk. Akabinde aldığımız geri dönüşler sayesinde T-HOS ortalama 3-4 yıllık bir olgunlaşma süreci yaşadı. Bir şirket olarak ilk 5 yılımızın işi öğrenmekle geçtiğini söyleyebiliriz. Zira Hukuk Know-how’ı bizler için yabancı bir olguydu.

Hukuk büroları ile başladığımız bu yolculuğumuzun üçüncü yılında Enterprise taraftan gelen talepleri değerlendirdik. Böylelikle ürünümüz Enterprise olarak da evrildi ve birçok Success Story olarak nitelendirebileceğimiz projeleri hayata geçirdik. İkinci 5 yıllık süreçte ise Bankacılık ve Sigortacılık başta olmak üzere; İnşaat, FMCG, Enerji, Holding vb. daha birçok sektörde çok güzel ve büyük projeler gerçekleştirdik, hatta yurt dışına satışlar da yapmaya başladık.

Hukuksal iş süreçlerini tek bir platformda, birbirine entegre biçimde sunan T-HOS Hukuk Otomasyon Sistemi’ni sizden dinleyebilir miyiz? Bir benzeri var mı? Hangi modüllerden oluşuyor?

T-HOS’u benzerlerinden ayıran en büyük özelliklerinden biri aynı anda birden fazla platforma (Accounting, CRM, Invoicing, Document Management…etc) çok hızlı bir şekilde entegre olabilen esnek bir altyapıya sahip olabilmesi ile ilgili.

Aynı zamanda mevcut operasyonu kullanan kurumların outsource partnerlerini de (Collection Ofisleri, Hukuk Büroları…vb) sürece hızlıca dahil edip, çabuk bir şekilde adapte olabiliyor.

T-HOS’u tercih eden kurumların genel sıkıntıları Gecikmiş Alacakların Takibi ve/veya Şirket Aleyhine açılan hukuk davalarının (İş, Tazminat…vb) şirket üzerinde oluşturduğu riskin takip zorunluluğudur. Bu takibi kolaylaştıran T-HOS’un 2 Ana Modülü ise Dava Takip ve İcra Takip modülleridir.

Bu modüllerin yanında operasyonel olarak tasarlanmış ve ana modüllerle direkt bağlantılı yardımcı modüllerimiz de bulunuyor. İş-Görev Yönetimi (Task Management), Ajanda, Cari Modül, Müvekkil Modülü, Asist Servisleri, UYAP Kurum Portal & Avukat Portal Entegrasyon modülleri, Call Center modülü olarak adlandırdığımız bu modüller ve daha birçok ek özellik, kullanıcıların hayatını kolaylaştırıyor.

Aslında bu modüllerin tasarımı, 10 yıl önce çıktığımız yolculuk içerisinde belirlenmişti. Amacımız Avukatların sadece kendi işlerine odaklanabilmesi için angarya olan işlerin otomatize edilmesiydi. Bugün artık bu işlerin otomatize edilme oranını %50’lere çekmiş durumdayız. Bu da T-HOS kullanan kurumların direkt olarak %50 operasyonel işgücü tasarrufu yaptığı anlamına geliyor. Bizler de kurumlar ve hukuk büroları için ürettiğimiz bu verimliliğin mutluluğunu yaşıyoruz. 

Çözümlerinizi hangi sektörlere yönelik geliştirdiniz?

T-HOS dikey bir ürün, belli bir işi yapmaya tasarlanmış bir ürün olmakla birlikte Enterprise tarafta sektör bağımsız olarak kullanılmaktadır. Öncelikli olarak Finans sektöründe (Bankacılık, Leasing, Faktoring, Sigortacılık) olmak üzere İnşaat, FMCG, Sağlık ve Perakendecilik sektörlerinde geniş ölçekte kullanılıyor.

Örnek vermek gerekirse; 2015 yılında Türkiye’de ilk kez bir Sigorta firması Hasar Hukuk operasyonlarının tamamını T-HOS üzerine taşıdı ve tam entegre bir sistem elde ederek Türkiye çapındaki tüm Sözleşmeli hukuk bürolarını bu operasyona dahil etti. Böylelikle Hukuksal Operasyon içerisindeki her türlü Finansal hareket (Avans, Masraf, Vekelat Ödemesi, Tazminat Ödemeleri, İdari/Yasal Tahsilat işlemleri) T-HOS üzerinden yapılır hale geldi. Günümüzde Türkiye çapında kullanılan tüm T-HOS Sistemleri üzerinde takip edilen toplam risk tutarı 10 milyar TL’yi geçmiş durumda. T-HOS Sistemleri üzerinde işlem gören toplam dosya adetleri ise 10 milyonlar seviyesinde gerçekleşiyor. Tüm müşterilerimizin bu kadar kritik ve hassas verileri T-HOS sistemlerine güvenerek platformumuz üzerinde saklamaları bize gurur veriyor.

Her ne kadar Hukuk Büroları üzerinden sektöre girmiş olsak da, Enterprise taraftan gelen yoğun talep üzerine Enterprise’a yönelmiştik. Hukuk Bürolarına yönelik bugüne kadar aktif bir pazarlama çalışması gerçekleştirmediğimiz halde hukuk bürosu kategorisindeki müşterilerimiz birbirine refere ederek hukuk bürosu müşteri sayımızı büyüttü. Bu da hem ürünümüzün hem de satış sonrası destek hizmetlerimizin ne denli başarılı olduğunu görmemizi sağladı. Hukuk Büroları tarafındaki gelir modelimiz Subscription üzerinden ilerliyor. T-HOS hukuk bürolarına Cloud üzerinden SAAS olarak sunuluyor. Bu sayede hem hukuk bürolarının initial costları ortadan kalkmış oluyor hem de T-HOS için sürekli bir nakit akışı sağlanıyor.

Önümüzdeki 5 yıllık süreçte Hukuk Bürolarına aktif pazarlama yaparak müşteri sayımızı arttırmayı ve ek servisler sunarak transactional gelir modeli oluşturmayı planladık. Bu yıl itibarı ile bunu uygulamaya da başlıyoruz.

QNB Finansbank’la nasıl bir işbirliğiniz var, size nasıl bir katkısı oluyor? Bu işbirliğiyle şirketlere nasıl bir katkı sağlıyorsunuz?

Bildiğiniz üzere 01.06.2020 tarihi itibari ile e-SMM (e-Serbest Meslek Makbuzu ) kullanımı zorunlu hale gelmiştir. QNB Finansbank’ın iştiraki olan QNB eFinans’ın hukuk yazılım teknolojileri üreten firmaların arasındaki tek münhasır partneriyiz. QNB eFinans’ın sunduğu hizmetlerden e-SMM ürününü T-HOS içerisinde entegre bir şekilde avukatlara 2022 yılına kadar ücretsiz olarak sunmaktayız. Bu iş birlikteliği sayesinde avukatların elle düzenlemiş oldukları serbest meslek makbuzlarını dijital ortama taşıyarak bu işlemi çok daha kolay ve hızlı bir şekilde yapmalarını sağlamaktayız. T-HOS ile tam entegre çalışan QNB eFinans e-SMM ile birlikte serbest makbuzu düzenlemek ve göndermek mail atmak kadar kolay bir işlem.

Otomasyon sisteminiz konusunda ek talep veya beklentiler oluyor mu? Kurumlara özel uyarlanabiliyor mu?  

Taktir edersiniz ki Enterprise söz konusu olduğunda tabiri caiz ise “her kurumun kendine göre bir yoğurt yiyişi” var. Dolayısıyla her projede kurumların farklı farklı talepleri olabiliyor. T-HOS ekibi olarak bizler, esnek altyapımız sayesinde aldığımız talepleri çok hızlı bir şekilde implemente edebiliyoruz.

Örnek vermek gerekirse, en son gerçekleştirdiğimiz bir Katılım Bankası projemizde tamamen faizden arındırılmış bir İdari ve Yasal Takip sürecini kısa zaman içerisinde tasarlayarak hayata geçirdik.

Entegrasyonu nasıl sağlıyorsunuz, hangi sistemler üzerinden kullanılabiliyor? 

T-HOS uzun yıllardır bu sektöre hizmet verdiği için entegrasyon konusunda ekip olarak çok deneyimli bir hale geldik. T-HOS da bir çok entegrasyon servisini hazır olarak zaten içerisinde bulunduruyor. Bu açıdan global standartlardaki entegrasyon prosedürlerini (REST, SOAP, RPC) kullanıyoruz. Dolayısıyla altyapıda ne olduğunun çok bir önemi kalmıyor. SAP, ORACLE FORMS, IBM…vb birçok bilinen ürünle hali hazırda yaptığımız birçok entegre projemiz var.

Günümüzde çözüm sunmanın yanı sıra danışmanlık hizmetleri de revaçta. Siz bu konuda neler söylemek istersiniz? Çözümleriniz ile birlikte danışmanlık hizmeti almak isteyen şirketler oluyor mu? 

Uzun yıllar hizmet verdiğimiz bir sektör olduğu için çok fazla case gördük ve yaşayarak öğrendik. Dolayısıyla T-HOS ekibinde çok ciddi bir Business Know-how oluştu. Son 2-3 yıldır bu değerli Business Know-how’dan faydalanmak isteyen hem hukuk bürosu kategorisinde hem de enterprise birçok müşterimizle long term danışmanlık sözleşmeleri yapmaya başladık.

T-HOS ekibi tıpkı bir arı gibi birçok çiçekten topladığı ve her gün toplamaya devam ettiği polenlerle çok kaliteli bir bal üretti, üretmeyede devam ediyor. Biz bu balı müşterilerimiz ile paylaşmaktayız ve müşterilerimiz de bundan faydalanmaktalar. Bundan dolayı danışmanlık hizmetlerimizden çok memnunlar. Zira artık çözüm geliştirme kabiliyetimiz çok hızlı ve sonuca odaklı, dene-yanıl süreçlerimiz yok denecek kadar az.

T-HOS Asist Servislerini kimlere ve hangi sektörlere yönelik tasarladınız? Nasıl bir hazırlık sürecinden geçti? Öne çıkan özelliklerini ve sunduğu avantajları anlatabilir misiniz?

T-HOS Asist servisleri sektör bağımsız tüm T-HOS kullanıcılarına yönelik tasarlandı. Bu kullanıcıların ciddi bir kısmı ise sahada olabiliyor, bu yüzden de işlerini takip etmekte zorlanabiliyorlar. T-HOS, kullanıcılarının yoğunluk nedeniyle işlerini unutmasına izin vermiyor. Asist Servisleri sayesinde sürekli kullanıcılarını güncel tutarak, takip ediyor. Yöneticilere ise işlerini yönetirken kritik karar verme süreçlerinde en doğru kararı alabilmeleri için anlamlı raporları ve analizleri sunuyor.

Çalışmış oldukları hukuk büroları ve avukatları ile iletişimini güçlendiren ve çalışmış oldukları hukuk bürolarının kendilerine tanımlamış olduğu yetkilerle ilgili dosyalarına web ve mobil cihazlardan heran ulaşabilmelerini sağlayan T-HOS Müvekkil Modülünüzden de bahsedebilir misiniz lütfen.

Hukuk bürolarının en çok vaktini alan işlemlerin başında müvekkil kaynaklı; dava, icra, danışmanlık dosyaları hakkında bilgilendirme süreçleri geliyor. Müvekkiller avukatlarını telefon, mail vb. Iletişim yolları ile sürekli arayarak bilgi almak istiyor.  Avukatlarda bu telefon ve mail trafiğinden dolayı asıl işlerine fokuslanamıyor. Bu durum bazen krizlere yol açabiliyor. Müvekkiller dosyaları ile ilgili sağlıklı bir şekilde bilgi alamadığından dolayı çalışmış oldukları hukuk bürosu ile sorun yaşayarak, en nihayetinde çalışmayı sonlandırabiliyor. Yaygın yaşanan bu durum hukuk bürolarına hem müvekkil hem de prestij kaybı yaşatıyor.

T-HOS Müvekkil modülü yukarıda bahsettiğim avukat ve müvekkil tarafındaki tüm bu olumsuzlukları ortadan kaldırıyor. Hukuk büroları, kendileri ile çalışan her müvekkil için “o müvekkile özel” bir müvekkil hesabı oluşturabiliyor. Bu hesap üzerinden müvekkiller ister mobil ister ise web sitesi üzerinden (hukuk bürosunun tanımlamış olduğu yetkiler üzerinden) kendi dosyalarına erişebiliyor.

Günün sonunda hukuk bürolarının müvekkilleri huzurlu oluyor. Avukatlar da yoğun telefon ve mail trafiğinden kurtuldukları için kendi işlerine yoğunlaşabilecekleri daha geniş zamana kavuşuyor.

Zamanın kıymetini bilen hukuk büroları Müvekkil Modülümüzü yoğun bir şekilde kullanıyor. Bu modül aynı zamanda hukuk bürolarını müvekkillerinin gözünde sistemli ve kurumsal bir hukuk bürosu olduğunun göstergesi niteliğinde. Dolayısıyla hukuk büroları için prestiji ve değeri artırıyor.  Memnun ve mutlu müvekkiller bu memnuniyetini çevresi ile paylaştığı için hukuk bürosunun iş hacmide doğal olarak genişliyor.

Çözümünüzü kullanmayan kurumları ve hukuk departmanlarını hangi riskler bekliyor? 

Hukuk departmanları kurumların çok önemli ve büyük finansal operasyonlarını yönetiyorlar. Hatta bu operasyonları için outsourcing (Sözleşmeli Hukuk Büroları) hizmet alıyorlar. Hal böyle olunca bu operasyonun sürekli güncel, kontrol edilebilir, denetlenebilir ve yönetilebilir olması gerekiyor. Tüm bunların olabilmesi için de T-HOS kullanılıyor olmalılar. Aksi halde hangi alacakların tahsil aşamasında olduğu, hangi dosyaların unutulduğu, hangi taahhütlerin ödenmediği..vb gibi birçok risk, yönetim tarafından görülemez hale geliyor.

Hayata geçirdiğimiz projelerde bu olumsuzlukları gördük ve şaşkına döndük. Zira yüz milyonlarca liralık alacaklar excel dosyalarında tutulmaya çalışılıyordu. En iyi ihtimalle Main Frame uygulama içerisinde bir kaç ekranla bu süreçler yönetiliyordu. Kurumun çalışmış olduğu sözleşmeli hukuk bürolarınında sisteme dahil olmamasından dolayı kurum kendi içerisindeki kısıtlı insan kaynağı ile bu süreci yönetmeye çalışarak inanılmaz bir insan gücü israfı ve angarya ile işleri yapmaya çalışıyor. Fakat doğal olarak bu işlerin altından kalkamıyor.

Günün sonunda da yasal denetimler ile bu verimsiz çalışmanın sonucundan dolayı kuruma ciddi cezalar kesilebiliyor.

Koronavirüs’ten dolayı evden çalışma süreci hukuk sektörünü nasıl etkiledi ve %100 uzaktan çalışmayı sağlayan T-HOS müşterilerine bu süreçte nasıl bir fayda sağladı ?

Maalesef sıkıntılı günlerden geçiyoruz. Umarım en kısa süre içerisinde bu süreci hem ülkemiz hem dünya daha fazla kayıp vermeden atlatırız. Yaşadığımız bu süreçten çıkartmamız gereken birçok ders var. Bunlardan birtaneside firmaların bundan sonraki süreçte uzaktan çalışmayı destekleyen sistemlere hızla yatırım yapmasının nekadar önemli olduğudur. T-HOS Hukuk Otomasyon Sistemi’ni kullanan yüzlerce hukuk bürosu ve Türkiye’nin önde gelen şirketlerinin hukuk departmanları bu süreçte sorunsuz ve kesinti olmadan kolayca evden çalışmaya başlayabildiler. T-HOS müşterileri işlerini, ekiplerini, sözleşmeli hukuk bürolarını etkili bir şekilde ve kolayca evlerinden yönetmeye devam edebildiler.

Yine bu süreçte birçok hukuk bürosu ve şirketin kullanmış olduğu hukuk yazılımları uzaktan çalışmayı desteklemediği için bizimle yoğun bir şekilde iletişime geçip ürünümüzle ilgili yoğun demo talebinde bulundu ve bazıları hızla T-HOS’a geçiş yaptı. Bu dönemde yaşadığımız yoğun talep ve iletişimden dolayı bu dönemi atlattıktan sonrada T-HOS’un %100 uzaktan çalışmayı sağlamasından dolayı birçok firmanın ve hukuk bürosunun bizimle çalışmaya başlayacağını öngörüyoruz.

Hukuk sektörünün dijitalleşmesi konusu tüm dünyada yükselen bir değer ve çok konuşuluyor. Türkiye’de size ve çözümlerinize olan yaklaşım ile birlikte yatırımcıların girişiminize olan ilgisi konusunda neler söylemek istersiniz.

Bulunduğumuz sektör henüz yolun çok başında. Bunu 10 yıldır sektörün içinde olduğumuz için görebiliyoruz, T-HOS an itibarı ile Türkiye piyasasındaki en gelişmiş ve en çok tercih edilen ürün olmasına rağmen henüz toplam potansiyel pazarın %2’sinin hukuk otomasyon sistemi kullanımı anlamında dijitalleştiğini görmekteyiz. Globalde de durum çok farklı değil.

Örnek vermek gerekirse; global bir firmanın Türkiye merkezi, globalden T-HOS benzeri bir ürün talebinde bulunduğunda böyle bir ürün olmadığı yönünde olumsuz cevap aldı ve ürün arama sürecinde bizimle tanıştı. Biz bu konuda 6 yıldır çalışıyoruz. Hatta şu anda bu firmanın global tedarikçileri arasına eklendik ve firmanın diğer ülkelerine T-HOS açılmaya başlandı. Şu an 5 ülkede varız, en kısa zamanda bu sayıyı arttırmayı planlıyoruz. Son zamanlarda global ölçekte faaliyet gösteren firmaların Türkiye’deki şubeleri ile yaptığımız anlaşmanın hemen akabinde ilgili firmanın ABD ve diğer ülkelerdeki merkezleri ürünümüzün İngilizce sunumunu talep ederek, globalde kullanmak içinde değerlendirmekteler. Hal böyle olunca hem lokalde hemde globalde yakın gelecekte hukuk sektöründeki dijitalleşme potansiyelini gören fonlar ve stratejik satınalma yapmayı isteyen bazı yazılım firmaları, son 1-2 yıldır ciddi anlamda bizimle görüşüyorlar. Bu firmaların bazıları ile belli noktalara da geldik. Tabii son 2 yıldır ülkemizin içinde bulunduğu süreç genel olarak yatırım süreçlerini askıya aldı. Öte yandan 2020 yılı çok güzel geçecek gibi görünüyor.

Son olarak 2020 yılı hedeflerinizi ve beklentilerinizi öğrenmek isterim.

T-HOS’u 5’er yıllık periyotlarla değerlendiriyoruz. İlk 5 yıl öğrenme dönemimizdi.

İkinci 5 yıl Olgunlaşma ve Bilinirliğimizi arttırma dönemimiz oldu.

Üçüncü 5 yılımızda ise yurt dışına açılma ve Hukuk Bürosu kategorisindeki müşteri sayımızı T-HOS All-In-One ürünümüzle çok hızlı bir şekilde büyütmeyi planlıyoruz.

Bu içerik Advertorial olarak yayınlanmıştır.