Finansal kuruluşların uyuması gereken yükümlülüklere bir yenisi daha eklendi. İleti Yönetim Sistemi (İYS)’nin getirdiği yükümlülükleri Canpolat Legal’den Av. Murad Güdücü ve Av. Yaşar K. Canpolat kaleme aldı.

Finansal kuruluşlarının pazarlama faaliyetleri esnasında halihazırda uymak zorunda olduğu 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun (“Kanun”) kapsamında yapılan 4 Ocak 2020 tarihli düzenleme ile İleti Yönetim Sistemi (İYS) kuruldu.

Bu kapsamda, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan bir kişiye ticari elektronik ileti gönderen -finansal kuruluşlar dahil- tüm gerçek ve tüzel kişilerin, iletiye ilişkin izin ve diğer bir takım detayları İYS adındaki platforma yüklemesi ve bu platformu güncel tutma zorunluluğu getirildi.

İleti Yönetim Sistemi İle Ne Hedefleniyor?

Kamuoyunda “istenmeyen arama/mesaj/e-posta” olarak bilinen ve firmaların ticari faaliyetleri doğrultusunda mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak ya da işletmesinin tanınırlığını arttırmak amacıyla elektronik iletişim araçlarıyla kullanıcılarla ile temasa geçtiği yollar, uzun yıllardan beri tüketiciler için sorun teşkil etmekteydi. Kullanıcılar, istemeseler dahi firmaların bu yöndeki arama/mesaj/e-posta bombardımanına maruz kalıyordu.

Geçtiğimiz yıllarda yapılan Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik düzenlemesi ile bu tür iletiler “Ticari Elektronik İleti” kapsamına alınarak, sadece izinli alıcılara ileti gönderilmesi düzenlenmiş ve aksini yapanlar hakkında idari para cezaları uygulanmaya başlanmış olsa da, bu yöntem arama/mesaj/e-posta kirliliğinde kayda değer bir azalma yaratmamıştı.

İYS sistemi ile, yukarıda belirtilen ticari elektronik ileti gönderimi süreçlerinin daha etkin yürütülmesinin sağlanması ve tüm izin alma, reddetme vb. hakların süreçteki tüm taraflarca tek bir kanaldan yönetilmesi hedefleniyor.

İYS’nin Kapsamı Nedir?

Yönetmelik uyarınca İYS,

  • ticari elektronik ileti gönderen kuruluşların arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti izinlerini saklayıp yönetebilecekleri,
  • alıcıların verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecekleri, izinsiz gönderimleri şikâyet edebilecekleri,
  • kamunun ise ileti şikâyetlerini ve şikâyete konu iznin durumunu görüntüleyebilecekleri

bir platformdur.

İYS’nin web sitesi, kısa mesaj numarası ve çağrı merkezi üzerinden hizmet vermesi ve tüm izinleri zaman damgasıyla kayıt altına alıp güvenli biçimde saklaması hedeflenmektedir.

Belirtmek gerekir ki, İYS’ye kayıt ve izin yükleme süreci İYS ile yükümlülüklerinden sadece bir tanesidir. Kuruluşların bu süreci tamamladıktan sonra da, bu sistemi kullanıcıların tercihleri ile uyumlu olarak güncel tutması gerekmektedir.

Örneğin, İYS haricinde alınmış olan izin ve ret bildirimleri 3 (üç) iş günü içerisinde İYS’ye eklenmesi gerekmektedir.

B2B Çalışan Şirketler de İYS’ye Tabidir

İYS yükümlülüğü hakkında kamuoyundaki yanlış bilgilerden bir tanesi İYS yükümlülüğünün sadece B2C (Firmadan tüketiciye) çalışan şirketler için geçerli olduğudur. Bu inanış yanlıştır. Her ne kadar tacir ve esnaflara gönderilecek iletiler için önceden izin alınması zorunlu olmasa da bu kişilerin reddetme hakkını kullanması halinde izinleri alınmadan ticari elektronik ileti gönderilemeyecektir.

Bu nedenle, kuruluşların tüketiciler yanında tacir veya esnaf olan alıcılarına ilişkin elektronik iletişim adreslerini İYS’ye kaydetmesi ve bu alıcıların ret hakkını kullanıp kullanmadıklarının düzenli olarak kontrol edilmesi gerekmektedir

Bu bağlamda B2B (Firmadan firmaya) çalışan şirketlerin ve dolayısıyla bu şekilde çalışan finansal kuruluşların da İYS’ye tabi olduğunun altını çizmek gerekir.

Ne Zamana Kadar, Ne Yapmak Gerekmektedir?

Ticari elektronik ileti gönderimi yapan kuruluşların, mal ve hizmetlerine ilişkin olarak pazarlama, promosyon, tanıtım, kampanya, indirim, hediye, reklam, kutlama vb. içerikli ticari elektronik iletilerini müşterilerine arama, mesaj ve e-posta olarak iletebilmek için İYS’ye kaydolmaları ve aldıkları ticari elektronik ileti izinlerini 31 Ağustos 2020 tarihine kadar İYS’ye yüklemeleri zorunludur.

Söz konusu kayıt ve izin yükleme yükümlülüğünün sadece Türkiye sınırları içerisindeki şirketleri için değil, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan birisine ticari elektronik ileti gönderen Türkiye’de kurulu olsun olmasın her kuruluş için geçerli olduğunun altını çizmek gerekir. Bu doğrultuda, yurtdışında kurulu finans kuruluşlarının da yukarıdaki kapsama girecek bir pazarlama faaliyeti olması halinde süreçlerini İYS yükümlülükleri ile uyumlu yürütmesi gerekmektedir.

İYS’ye başvuru ve izin yükleme sürecinin nasıl yürütüleceği hakkında İYS’nin web-sitesi üzerinden bilgi almak mümkündür.

Belirtmek gerekir ki, yakın zamana kadar büyük problem yaratan “başvuru için gerekli taahhütnamenin elektronik imzalı olması ve fiziki gönderilememesi” husus yakın zamanda çözülmüş ve İYS, (elle atılan) imzalı taahhütnameleri kabul etmeye başlamıştır.

Ticari elektonik ileti izinleri sisteme tek tek, toplu halde veya teknik entegrasyon yoluyla eklenebilmektedir.

İYS’ye yüklenecek izinler sadece aşağıdaki verileri içerecektir:

  • İletişim adresi (Telefon numarası veya e-posta adresi)
  • İzin tarihi
  • İletişim kanalı (arama/mesaj/e-posta)
  • İzin kaynağı (‘1 Mayıs 2015 öncesi’, ‘ıslak imzalı onay formu’, ‘web sitesi’ vb.)

Kuruluşların, izinleri İYS sistemine “beyan” usulü yüklemeleri gerekmekte olup, izinleri belgeleyen formlar talep edilmemektedir. İYS’ye yüklenen geçmiş tarihli tüm izinlerin ispat yükümlülüğü izni yükleyen kuruluşa aittir.

IYS’ye Kayıt Öncesinde Finansal Kuruluşların Yapması Gereken Hazırlıklar Nelerdir?

IYS’ye kayıt süreci, kuruluşların pazarlama, hukuk ve teknik ekiplerinin bir araya gelerek yürütmesi gereken bir süreçtir. Her ekibin kendi alanında vereceği mesleki katkı ile sürecin bütünsel olarak ele alınması, kuruluşun bundan sonraki pazarlama faaliyetlerinin en etkin ve sekteye uğratılmaması açısından önemlidir.

Bu doğrultuda yaratılacak ekibin, IYS’ye kayıt öncesinde, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve kuruluşun finansal faaliyetleri özelinde tabi olduğu mevzuatın veri aktarım/paylaşım kurallarını da dikkate alarak

  • veri tabanının düzenlenmesi,
  • ticari elektronik iletilerin tespiti,
  • izinli/izinsiz ve istisna kapsamındaki ticari elektronik iletilerin belirlenmesi,
  • gerekirse izinlerin alınması ve
  • sisteme entegrasyonun sağlanması

yönünde hazırlık yapması gerekmektedir.

İYS’ye kayıt için son sürenin belirli bir tarih olması ve bu tarihten sonra yüklenecek izinlerin geçersiz olması riski olduğundan, bu süreçlere dair ön hazırlık yapılması halihazırda kapsam içerisinde olan ancak gözden kaçma riski olabilecek ticari iletilerin tespitini sağlayacağı için önemlidir.

Ticari Elektronik İleti Süreçlerinin Tek Elden Yürütülmesi İçin “İYS Yolu” Modülü

İYS, izin ekleme veya değiştirme, izin sorgulama, günlük raporlama vb. temel hizmetlerin yanında “Entegrasyon”  ve “İYS Yolu” modülleri altında belirli bir hizmet bedeli karşılığında ek hizmetler de sunmaktadır. “Entegrasyon Modülü”, izin değişikliği durumunu bildiren ve mutabakat yapan servisler sunarken, “İYS Yolu Modülü” kuruluşun mevzuata uygun biçimde, alıcının ticari elektronik ileti izninin veya reddinin İYS üzerinden alınmasını sağlayan bir servistir.

Bu sayede, kuruluşların ticari elektronik iletilere ilişkin operasyonel süreçlerini sadeleştirerek tüm süreci İYS üzerinden yürütmesinin sağlamak hedeflenmektedir.

Söz konusu modüllere ilişkin seçeneklere ve hizmet bedellerine ilişkin bilgilendirmeye buradan ulaşılması mümkündür.

İYS’ye Uyum Sağlanmadan Gönderilen Ticari Elektronik İletinin Yaptırımı Nedir?

Yönetmelik gereğince ticari elektronik ileti göndermek isteyen kuruluşların İYS’ye kayıt olması ve 1 Eylül 2020’den önce tüm ticari elektronik ileti izinlerini İYS’ye aktarmış olması zorunlu olduğundan, bu tarih itibariyle aktarılmayan izinler geçersiz kabul edilecektir ve izinsiz ticari elektronik ileti gönderilmiş sayılarak Kanun’da düzenlenen idari para cezaları uygulanacaktır.

Öte yandan, reddetme hakkını kullanan tacir ve esnaflara veya iznini geri çeken alıcılara ticari elektronik ileti gönderilmesi halinde de kuruluşların yine idari para cezası ile karşılaşma riski bulunmaktadır.

Kanun uyarınca yukarıdaki durumlarda uygulanacak idari para cezası 1.000 TL’den 15.000 TL’ye kadar olabilmekte ve ticari elektronik ileti gönderme şartlarına aykırı olarak bir defada birden fazla alıcıya ileti gönderilmesi halinde öngörülen idari para cezası on katına kadar artırılarak uygulanmaktadır. Belirtmek gerekir ki, bu bedeller her yıl değerleme oranlarında yapılan değişiklikler ile artış göstermektedir.

Av. Murad Güdücü – Av. Yaşar K. Canpolat | Canpolat Legal